2017-10-25 Kassenprüfung VJ 2016

Am 25. und 26. Oktober 2017 fand eine Kassenprüfung des Freifunk Dreiländereck e.V. statt. Prüfungsgegenstand war das Vereinsjahr 2016, sowie aufgrund der fortgeschrittenen Jahreszeit das erste Halbjahr 2017.

Anwesend bei der Prüfung waren:

• Roland Zimmermann (Kassierer seit November 2015)
• Manuel Schneider (Kassenprüfer)
• zweiter Kassenprüfer Benjamin Lütker war trotz mehrfacher Versuche nicht zu erreichen

Allgemeines

Der Verein verfügt über eine Buchhaltungssoftware, welche in 2016 eingeführt wurde. Ursprünglich von Lexware musste die Buchhaltung 2017 auf Linear umgestellt werden, da Lexware das Produkt eingestellt hat. Alle Geschäftsvorfälle wurden in der Vereinsverwaltungssoftware gebucht. Eine externe Buchhalterin unterstützte den Kassierer im Jahr 2016, seit 2017 führt Roland Zimmermann die Buchhaltung alleine. Allerdings verfügt der Kassierer immer noch nicht über einen Kontenzugriff. Alle Buchungsunterlagen werden an die Vereinsadresse in der Friedrich-Jung-Straße in Rheinfelden geschickt und müssen vom Vorstand periodisch an den Kassierer weitergegeben werden. Dabei kommt es zu Verlusten. Zum Zeitpunkt der Kassenprüfung war der Monat April nicht gebucht, da der zugehörige Kontoauszug verlorengegangen ist. Der Ersatz wurde mittlerweile bei der Bank beantragt.

Die Eintragung im Amtsgericht ist aktuell, die Vorstandsänderung vom 2. Juni 2016 wurde am 16.08.2016 eingetragen. Die Vereinsadresse hat sich seit der Eintragung nicht verändert. Für die verspätete Eintragung wurde eine Mahngebühr in Höhe von 5 EUR fällig, welche das zuständige Vorstandsmitglied privat bezahlt hat.

Alle Belege sind auf die korrekte Vereinsadresse ausgestellt.

Für das Jahr 2015 wurde eine Nullmeldung als Körperschaftssteuererklärung abgegeben. Die Steuererklärung als auch der Steuerbescheid liegen laut Aussage Kassierer vor, sind aber beim Vorstand in Rheinfelden abgelegt und waren kurzfristig zur Kassenprüfung nicht zu beschaffen. Mit Bescheid vom 08.05.207 ist der Freifunk Dreiländereck e.V. aufgrund seiner Gemeinnützigkeit von der Körperschafts- und Gewerbesteuer befreit. Die Körperschaftssteuererklärung 2016 wurde noch nicht abgegeben, das Finanzamt Lörrach hat einer Fristverlängerung bis Januar 2018 zugestimmt.

Bestände zum 31.12.2016

Handkasse

Der Verein führt keine Handkasse.

Bankkonto

Der Verein besitzt ein Geschäftskonto bei der Volksbank Rhein-Wehra e.G.

Kontostände:

• 30.12.2015: 594,39 EUR
• 30.12.2016: 6.287,56 EUR

Die Kontoauszüge lagen dem Kassenprüfer vor und wurden überprüft und soweit möglich mit der Summen- und Saldenliste abgeglichen.

Zu 17 Buchungen über insgesamt 1.400 EUR gab es keine Belege. Dies betraf vorallem den Internetanbieter WTC, dessen Belege 2015 bereits gefehlt haben.

Inventar

Es besteht derzeit noch kein Anlagenverzeichnis, allerdings wird eine Liste mit dem Verbleibt von 20 gesponserten WLAN-Routern (TP-Link WDR-841) geführt.

Der NAS-Server wurde 2016 von einem Vorstandsmitglied an den Verein gespendet.

Der Kassenprüfer weist erneut auf die Inventarisierungspflicht hin.

Verbindlichkeiten

Zum 31.12.2016 bestanden keine Verbindlichkeiten. Die Verbindlichkeiten aus 2015 wurden im April 2016 beglichen. Es handelte sich dabei um Rechnungen eines Vorstandsmitglieds für Installationsleistungen. Bei der letzten Kassenprüfung wurde bereits mit Vorstand besprochen, dass diese Praxis insbesondere für gemeinnützige Vereine sehr risikoreich ist. Im April 2016 wurden die letzten Installationsrechnungen an den Verein gestellt, seither werden diese Leistungen vom Werknehmer direkt mit den Auftraggebern abgerechnet um die Problematik der Zuwendungen aus dem Vereinsvermögen an Vereinsmitgliedern zu umgehen.

Forderungen

Ende 2016 bestanden keine Forderungen gegenüber Dritten, allerdings waren zehn Mitgliedsbeiträge ausständig (240 EUR), es sind allerdings auch keine Beitragsrechnungen versandt worden.

Mitglieder

Es sind 11 Mitglieder dem Verein beigetreten, es ist niemand ausgetreten, damit hatte der Verein Ende 2016 32 Mitglieder.

Einnahmen / Ausgaben 2016

insgesamt 13.459,78 EUR

Betriebskosten GUs

Dem Landkreis Lörrach wurden Betriebskosten für die Freifunk-Netze in den GUs in Höhe von 11.542,39 EUR in Rechnung gestellt und stellten damit den größten Posten der Einnahmen.

Gemäß Vorstandsbeschluss von 2015 sollten für diese Umsätze freiwillig Umsatzsteuer abgeführt werden, allerdings wurde bislang noch keine Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben.

Spenden

720 EUR Spenden wurde von Mitgliedern geleistet. Zwei Spenden lagen über der Grenze von 100 EUR.

Es wurden bislang keine Spendenbescheinigungen ausgestellt. Es gibt einen vereinfachten Zuwendungsbescheid, der aber noch nicht veröffentlicht wurde. Der Kassenprüfer regt erneut an, diesen zu veröffentlichen.

Mitgliedsbeiträge

Mitgliedsbeiträge wurden von 22 Mitgliedern in Höhe von 603 EUR bezahlt, enthalten sind dabei zwei verspätet bezahlte Beiträge für das Vereinsjahr 2015.

Die Mitgliederverwaltung befand sich noch im Aufbau und wurde 2016 in CiviCRM eingepflegt, seit 2017 wurden Erinnerungsmails für Mitgliedsbeiträge verschickt.

Ausgaben

• 7.172,22 EUR

Die Ausgaben fielen vorallem für Servermiete an, teilweise gab es noch Rechnungen für Installationen (RBZE), sowie die üblichen Kontoführungsgebühren.

Bei der Prüfung des Vereinsjahrs 2015 wurde bemängelt, dass vom Internet-Provider WTC keine Belege vorlagen, da der Lieferant per Bankeinzug und Vertrag monatlich eingezogen, aber keine Rechnungen ausgestellt hat. Seit 2016 liegen alle Rechnungen vor.

Bestände zum 30.06.2017

Handkasse

Der Verein führt keine Handkasse.

Bankkonto

Der Verein besitzt ein Geschäftskonto bei der Volksbank Rhein-Wehra e.G.

Kontostände:

• 30.12.2016: 6.287,56 EUR
• 30.06.2017: 10.125,10 EUR

Die Kontoauszüge lagen dem Kassenprüfer vor und wurden überprüft und soweit möglich mit der Summen- und Saldenliste abgeglichen.

Inventar

Es besteht derzeit noch kein Anlagenverzeichnis, allerdings wird eine Liste mit dem Verbleibt von 20 gesponserten WLAN-Routern (TP-Link WDR-841) geführt.

Der Kassenprüfer weist erneut auf die Inventarisierungspflicht hin.

Verbindlichkeiten

Am 30.06.2017 bestanden keine Verbindlichkeiten.

Forderungen

Alle Rechnungen an Dritte wurden pünktlich bezahlt, es bestanden zum 30.06.2017 Forderungen in Höhe von 168 EUR über sieben Mitgliedsbeiträge.

Mitglieder

• 2017 ist 1 Mitglied eingetreten.

Einnahmen / Ausgaben 1. HJ 2017

Spenden

Eine Spende in Höhe von 50 EUR.

Es wurden bislang keine Spendenbescheinigungen ausgestellt, es gab bislang keine Spenden über 100 EUR / a. Es gibt einen vereinfachten Zuwendungsbescheid, der aber noch nicht veröffentlicht wurde. Der Kassenprüfer regt erneut an, diesen zu veröffentlichen.

Mitgliedsbeiträge

Es gingen Mitgliedsbeiträge von 25 Mitgliedern in Höhe von insgesamt 699 EUR ein, manche Mitglieder bezahlten bis zum Fünffachen des Mindestbeitrags. Zugleich standen zum 30.06.2017 noch sieben Mitgliedsbeiträge aus.

Der Vorstand verschickt regelmässig Erinnerungsmails um an die Bezahlung der Mitgliedsbeiträge zu erinnern.

Zuwendungen

Der Verein rechnete 2016 bis zum 30. Juni 5.280 EUR Betriebskosten mit den Landkreisen Lörrach und Waldshut sowie der Stadt Weil am Rhein ab.

Von der Stadt Krozingen erhielt der Verein eine Zuwendung in Höhe 1.000 EUR.

Gemäß Vorstandsbeschluss von 2015 sollten für diese Umsätze freiwillig Umsatzsteuer abgeführt werden, allerdings wurde bislang noch keine Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben.

Ausgaben

3.192.09 EUR

Die Ausgaben fielen vorallem für Servermiete an, erstmals auch für Werbematerial, welches durch eine Zuwendung der Stadt Krozingen überkompensiert wurde. 1.088 EUR entfielen erstmals auf die Vorstandsarbeit.

Bei der Prüfung des Vereinsjahrs 2015 wurde bemängelt, dass vom Internet-Provider WTC keine Belege vorlagen, da der Lieferant per Bankeinzug und Vertrag monatlich eingezogen, aber keine Rechnungen ausgestellt hat.

Zusammenfassung

Bemerkungen:

• Anlagenverzeichnis muss erstellt und eine Inventur durchgeführt werden
• ein vereinfachter Zuwendungsbescheid sollte erstellt und veröffentlicht werden (für Spenden und Mitgliedsbeitrag bis 100 EUR / a)
  • Spendenbescheinigungen sollten für Spenden und Mitgliedsbeiträge über 100 EUR erstellt und versandt werden