2017-10-25 Kassenprüfung VJ 2016

Am 25. und 26. Oktober 2017 fand eine Kassenprüfung des Freifunk Dreiländereck e.V. statt. Aufgrund des fortgeschrittenen Jahres wurde neben dem Vereinsjahr 2016 auch das erste Halbjahr 2017 geprüft.

Anwesend bei der Prüfung waren:

• Roland Zimmermann (Kassierer seit November 2015)
• Manuel Schneider (Kassenprüfer)
• Kassenprüfer Benjamin Lütker war trotz mehrfacher Versuche nicht zu erreichen, kurzfristig wurden die Mitglieder eingeladen spontan an der Prüfung mitzuwirken

Allgemeines

Wie bei der letzten Kassenprüfung angekündigt wurde 2016 Lexware Vereinsverwaltung als Buchhaltungssoftware eingeführt. Leider wurde das Produkt kurz darauf eingestellt, so dass auf ein Nachfolgeprodukt eines anderen Herstellers migriert werden musste. Daher lag zum Prüfungszeitpunkt nur eine unvollständige Buchhaltung vor.

Verschärft wurde die Situation dadurch, dass der Kassier keine Kontovollmacht oder überhaupt Zugang zu Konto oder Kontoauszügen hat. Sämtliche Vereinskommunikation, auch die Buchhaltung betreffende, wird über die Vereinsadresse in der Friedrich-Jung-Straße in Rheinfelden abgewickelt, Zahlungen werden vom dort ansässigen Vorstandsmitglied Rüdiger Lorenz abgewickelt. Buchhaltungsunterlagen – Belege, Kontoauszüge – werden zeitverzögert und oft unvollständig an den Kassierer zur Ablage und Buchung weitergegeben. Entsprechend ist die Ablage unvollständig, der Kassierer hat keine Kontrolle über die ein- und ausgehenden Geldströme, muss sich um fehlende Belege und Kontoauszüge kümmern und hat somit lediglich eine Sachbearbeitungsfunktion. Aufgrund dieser Situation war ein zweiter Prüfungstermin notwendig, da Kassier und Kassenprüfer gemeinsam erst einmal die kurzfristig erhaltenen Belege und Zweitschriften sortieren und buchen mussten, bevor eine Prüfung durchgeführt werden konnte. Insgesamt fiel dadurch ein Prüfungsaufwand von sechs Stunden an.

Die Daten des Vereinsregisters sind auf dem aktuellen Stand, aufgrund verspäteter Eintragungen wurden 2016 zwei Mal Mahngebühren fällig. Die betreffenden Rechnungen wurden vollständig von einem Vorstandsmitglied privat beglichen. Die Vereinsadresse hat sich nicht verändert. Alle Belege sind auf die korrekte Vereinsadresse ausgestellt.

Für das Jahr 2015 wurde eine Nullmeldung als Körperschaftssteuererklärung abgegeben. Die Steuererklärung als auch der Steuerbescheid liegen laut Aussage Kassierer vor, sind aber beim Vorstand in Rheinfelden abgelegt und waren kurzfristig zur Kassenprüfung nicht zu beschaffen. Mit Bescheid vom 08.05.207 ist der Freifunk Dreiländereck e.V. aufgrund seiner Gemeinnützigkeit von der Körperschafts- und Gewerbesteuer befreit. Die Körperschaftssteuererklärung 2016 wurde noch nicht abgegeben, das Finanzamt Lörrach hat einer Fristverlängerung bis Januar 2018 zugestimmt.

Ausgangsrechnungen wurden korrekt ausgestellt. Gemäß Vorstandsbeschluss von 2015 sollten für diese Umsätze freiwillig Umsatzsteuer abgeführt werden, entsprechend wurde diese korrekt ausgewiesen. Es wurde allerdings noch keine Umsatzsteuererklärung abgegeben. Ob dies von der Fristverlängerung bis Januar 2018 gedeckt ist wird bezweifelt.

Vereinsjahr 2016

Bestände

Handkasse

Der Verein führt keine Handkasse.

Bankkonto

Der Verein besitzt ein Geschäftskonto bei der Volksbank Rhein-Wehra e.G.

Kontostände:

• 30.12.2015: 594,39 EUR
• 30.12.2016: 6.287,56 EUR
• Gewinn in Höhe von 5.693,17 EUR

Die Kontoauszüge lagen dem Kassenprüfer vor, wurden überprüft und soweit möglich mit der Summen- und Saldenliste abgeglichen.

Zu 17 Buchungen über insgesamt 1.400 EUR gab es keine Belege. Zwölf Buchungen betrafen den Internetanbieter WTC, dessen Belege bereits 2015 gefehlt haben. Während die Belege von WTC vom Kreditor nicht zur Verfügung gestellt werden sind die anderen Belege aufgrund der og. Organisation des Vorstands verlorengegangen, der Kassier ist um Wiederbeschaffung bemüht.

Inventar

Es besteht derzeit noch kein Anlagenverzeichnis. Der Kassenprüfer weist erneut auf die Inventarisierungspflicht hin. Im Jahr 2015 wurde eine Liste mit dem Verbleibt von 20 gesponserten WLAN-Routern (TP-Link WDR-841) geführt. Ob diese noch geführt wird konnte nicht geprüft werden. Laut Aussage des Kassiers laufen die Geräte langsam aus (defekt) und werden von den jeweiligen Nutzern ersetzt, so dass diese Geräte nach und nach aus dem Eigentum des Vereins verschrottet werden.

Der NAS-Server, den der Verein seit 2015 nutzt, der sich damals aber noch im Eigentum eines Vorstandsmitglieds befand, wurde laut Aussage des Kassiers mittlerweile an den Verein gespendet. Spendenbescheinigungen wurden allerdings keine ausgestellt, ein anderer Beleg des Eigentumübergangs lag nicht vor. Mangels Anlagenverzeichnis lässt sich das Gerät nicht als Anlagevermögen beziffern. Einstandspreis wären ca. 500 EUR.

Verbindlichkeiten

Im April 2016 wurden die Verbindlichkeiten aus 2015 beglichen.

Zum 31.12.2016 bestanden keine Verbindlichkeiten mehr, allerdings besteht eine nicht angemeldete Umsatzsteuerschuld in Höhe von 1.842 EUR, welche zu Säumniszuschlägen und Zinsen führen kann.

Forderungen

Zum 31.12.2016 bestanden keine Forderungen, aber nicht eingeforderte Mitgliedsbeiträge in Höhe von 240 EUR.

Mitglieder

• 31.12.2015: 21 Mitglieder
• 31.12.2016: 32 Mitglieder
• 11 Eintritte
• keine Austritte

Einnahmen / Ausgaben

Betriebskosten GUs

11.542,39 EUR wurden dem Landkreis Lörrach als Betriebskosten der GUs in Rechnung gestellt. Für diese Einnahmen wurde Umsatzsteuer ausgewiesen.

Spenden

720 EUR Spenden wurde von Mitgliedern geleistet. Zwei Spenden lagen über 100 EUR.

Es wurden bislang keine Spendenbescheinigungen ausgestellt. Es gibt einen vereinfachten Zuwendungsbescheid, der aber noch nicht veröffentlicht wurde. Der Kassenprüfer regt erneut an, diesen zu veröffentlichen. Für die Spenden über 100 EUR sollten Spendenbescheinigungen ausgestellt werden.

Mitgliedsbeiträge

603 EUR wurden von 22 Mitgliedern als Mitgliedsbeiträge bezahlt, darunter auch Beiträge für das Vereinsjahr 2015. Zehn Mitgliedsbeiträge in Höhe von 240 EUR sind damit noch ausstehend.

Da sich die Mitgliederverwaltung noch im Aufbau befand und im Laufe 2016 erst Mitglieder und Beitragszahlungen dort eingepflegt wurden, wurden 2016 noch keine Beitragsrechnungen oder -Mahnungen verschickt.

Ausgaben

7.172,22 EUR wurden vor allem für Servermiete ausgegeben, hinzu kommen ein Internetzugang, Installationsrechnungen von RBZE sowie die üblichen Kontoführungsgebühren.

Bereits 2015 wurde bemängelt, dass der Internetanbieter WTC keine Rechnungen erstellt sondern gemäß abgeschlossenem Vertrag monatlich per Lastschrift einzieht. Der Kassier bemüht sich erneut um Belege.

Ebenfalls 2015 wurde die Problematik angesprochen, wenn Mitglieder, in diesem Fall sogar Vorstandsmitglieder, Zuwendungen aus dem Vereinsvermögen erhalten. Die Gemeinnützigkeit schließt dies aus. In diesem Fall wurden gerechtfertigte Rechnungen für Installationsarbeiten abgerechnet. Es handelte sich um die letzten Abrechnungen von bereits begonnen Projekten. Die 2015 bereits besprochen wurden neue Projekte direkt mit dem Landkreis Lörrach abgerechnet.

Vereinsjahr 2017

Bestände

Handkasse

Der Verein führt keine Handkasse.

Bankkonto

Der Verein besitzt ein Geschäftskonto bei der Volksbank Rhein-Wehra e.G.

Kontostände:

• 30.12.2016: 6.287,56 EUR
• 30.06.2017: 10.125,10 EUR
• Gewinn in Höhe von 3.837,54 EUR

Die Kontoauszüge lagen dem Kassenprüfer vor, wurden überprüft und soweit möglich mit der Summen- und Saldenliste abgeglichen.

Zu sechs Buchungen über insgesamt 210 EUR gab es keine Belege, diese betrafen ausschließlich den Internetanbieter WTC, dessen Belege bereits 2015 gefehlt haben.

Inventar

s. Kassenprüfung Vereinsjahr 2016.

Verbindlichkeiten

Zum 30.06.2017 bestanden keine Verbindlichkeiten, allerdings besteht eine nicht angemeldete Umsatzsteuerschuld in Höhe von 843 EUR aus 2017 sowie 1.842 EUR aus 2016, welche zu Säumniszuschlägen und Zinsen führen kann.

Forderungen

Zum 30.06.2016 bestanden Forderungen in Höhe von 168 EUR für sieben Mitgliedsbeiträge, sowie nicht eingeforderte Mitgliedsbeiträge in Höhe von 240 EUR aus 2016.

Mitglieder

• 31.12.2016: 32 Mitglieder
• 30.06.2017: 33 Mitglieder
• 1 Eintritt
• keine Austritte

Einnahmen / Ausgaben

Betriebskosten GUs

5.280,00 EUR wurden den Landkreisen Lörrach und Waldshut, sowie der Stadt Weil am Rhein als Betriebskosten der GUs in Rechnung gestellt. Für diese Einnahmen wurde Umsatzsteuer ausgewiesen.

Zuwendungen

1000 EUR erhielt der Verein als Zuwendung von der Stadt Bad Krozingen.

Spenden

50 EUR wurden von einem Spender empfangen.

s. Kassenprüfung Vereinsjahr 2016 bzgl. Spendenbescheide.

Mitgliedsbeiträge

699 EUR wurden von 25 Mitgliedern als Mitgliedsbeiträge bezahlt. Sieben Mitgliedsbeiträge in Höhe von 168 EUR sind damit noch ausstehend.

Der Vorstand verschickt regelmäßig Erinnerungsmails um an die Bezahlung der Mitgliedsbeiträge zu erinnern.

Ausgaben

3.192,09 EUR fielen vorallem für Servermiete an, erstmals auch für Werbematerial, welches durch eine Zuwendung der Stadt Bad Krozingen überkompensiert wurde. 1.088 EUR entfielen erstmals auf die Vorstandsarbeit für ein Strategie-Wochenende.

s. Kassenprüfung Vereinsjahr 2016.bzgl. fehlenden Belegen von WTC.

Zusammenfassung

• die Organisation des Vorstands muss dringen geändert werden, ein Kassierer kann seiner Verantwortung nur gerecht werden, wenn er über die notwendigen Kompetenzen und Zugriffe verfügt
• die Umsatzsteuererklärung ist überfällig und wird ggf. zu Säumniszuschlägen und Zinsen führen
• Anlagenverzeichnis muss erstellt und eine Inventur durchgeführt werden
• der vereinfachte Zuwendungsbescheid sollte veröffentlicht werden (für Spenden und Mitgliedsbeitrag bis 100 EUR / a)
• für Spenden und Mitgliedsbeiträge über 100 EUR sollten Spendenbescheinigungen erstellt und versandt werden