2019-07-05 Kassenprüfung VJ 2018

Anwesend bei der Prüfung waren:

• Roland Zimmermann (Kassierer seit November 2015)
• Manuel Schneider (Kassenprüfer)

Kassenprüferin Sabin Schumacher war leider nicht erreichbar.

Allgemeines

Es wurde das Vereinsjahr 2018 geprüft.

Bestände

Handkasse

Der Verein führt keine Handkasse.

Bankkonto

Der Verein besitzt ein Geschäftskonto bei der Volksbank Rhein-Wehra e.G.

Kontostände:

• 29.12.2017: 8.626,21 EUR
• 29.12.2018: 2.360,51 EUR
• Abfluss in Höhe von 6.265,70 EUR

Kontoauszüge lagen nur unvollständig vor, der Kassier hat auch nach vier Jahren seiner Tätigkeit immer noch keinen Kontenzugriff, obwohl dies in jeder Kassenprüfung angemahnt wurde. Insgesamt können knapp 1.900 EUR Ausgaben weder in Form von Belegen, noch auf den Kontoauszügen nachvollzogen werden.

Belege waren unvollständig - manche konnten digital nachgereicht werden, einige fehlen dennoch gänzlich. Es handelt sich bei den fehlenden Belegen hauptsächlich um monatlich wiederkehrende Posten, hinzu kommen aber drei Posten für Raummieten und die Anschaffung einer Software. Insgesamt fehlen Belege für Ausgaben in Höhe von knapp 1.200 EUR. Hinzu kommen die fehlenden Belege für die 1.900 EUR an Ausgaben, welche mangels Kontoauszüge nicht nachvollziehbar waren.

Inventar

Ein Anlagenverzeichnis soll existieren, konnte aber nicht vorgelegt werden. Laut Aussage des Kassiers enthält es das Vereins-NAS (Datenserver) und 15 von ehemals 20 Routern vom Typ TP-Link WDR-841.

Der Kassenprüfer weist erneut auf die Inventarisierungspflicht hin.

Verbindlichkeiten

Es kann nicht geklärt werden, ob zum 31.12.2018 Verbindlichkeiten bestanden.

Steuerbescheide für die Jahre 2016 und 2017 sind in 2018 ergangen, lagen zur Prüfung aber nicht vor. Überweisungen der Steuerschuld konnten in den (unvollständigen) Kontenauszügen nicht gefunden werden.

Forderungen

Zum 31.12.2018 bestanden Forderungen von 408 EUR (17 Mitgliedsbeiträge 2016 - 2018).

Es wurden in 2018 mehrere Rechnungen an die Städte Waldshut-Tiengen, Lörrach und Weil am Rhein gestellt, welche storniert und neu erstellt werden mussten. Es lagen keine Belege oder Aufzeichnungen bzgl. der Rechnungen und deren Stornos vor, so dass unklar ist, welche weiteren Forderungen zum 31.12.2018 bestanden haben.

Mitglieder

• 31.12.2017: 35 Mitglieder
• 31.12.2018: 38 Mitglieder
• drei Eintritte
• kein Austritt

Einnahmen / Ausgaben

Betriebskosten GUs

Der Vereins stellt die Betriebskosten der GUs den Städten und dem Landkreis in Rechnung, dies stellt die Haupt-Einnahmequelle des Vereins dar. Rechnungen wurden laut Aussage des Kassier in 2018 gestellt, wieder storniert und neu berechnet, diese Einnahmen wurden erst 2019 realisiert. Aufzeichnungen und Belege diesbezüglich lagen jedoch nicht vor, es sind auch keine derartigen Einnahmen auf den (unvollständigen) Kontoauszügen zu sehen.

Zuwendungen

Soweit es den (unvollständigen) Kontoauszüge zu entnehmen war, gab es 2018 keine Zuwendungen.

Spenden

Mittlerweile verfügt der Verein über zwei regelmässige Spender, dadurch lukrierte er 2018 Spenden in Höhe von insgesamt 470 EUR.

Spendenquittungen wurden nicht ausgestellt.

Mitgliedsbeiträge

Es wurden 690 EUR von 34 Mitgliedern bezahlt, sechs Mitgliedsbeiträge sind für das Jahr 2018 noch ausstehend, weiterhin sind elf Jahresbeiträge aus den Jahren 2016 und 2017 ausstehend. Mitgliedsbeiträge werden regelmäßig eingetrieben.

Ausgaben

Im Jahr 2018 wurden 4.480,19 EUR für Servermiete ausgegeben, ausserdem 454,34 EUR für den Internetzugang der GU Rheinfelden.

Soweit es prüfbar war gab es keine Zuwendungen an Vereinsmitglieder.

Damit wurden im gesamten Jahr 7.426,19 EUR ausgegeben. Davon konnten 1.893,85 EUR aufgrund fehlender Kontoauszüge und Belege nicht nachvollzogen werden.

Zusammenfassung

• Die Buchhaltung 2018 entspricht nicht den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchhaltung - Kontoauszüge und Belege fehlten, es liegt keine Summen- und Saldenliste vor. Die Tatsache, dass die fehlenden Kontoauszüge und Belege erst bei der Prüfung erkannt wurden zeigt, dass keine Buchhaltung geführt wurde.
• Steuererklärungen, Bescheide, Jahresabschluss und Anlageverzeichnis lagen nicht vor.
• Leider wurde der wiederholte Hinweis, den vereinfachten Zuwendungsbescheid auf der Webseite zu veröffentlichen, noch nicht umgesetzt.