2016-05-05 Kassenprüfung VJ 2015

Am 5. Mai 2016 fand eine Kassenprüfung des Freifunk Dreiländereck e.V. statt. Prüfungsgegenstand war das Vereinsjahr 2015.

Anwesend bei der Prüfung waren:

• Roland Zimmermann (Kassierer seit November 2015)
• Rüdiger Lorenz (Kassierer seit Gründung im März bis November 2015)
• Benjamin Lütker (Kassenprüfer)
• Manuel Schneider (Kassenprüfer)

Allgemeines

Der Verein verfügt derzeit noch nicht über eine ordnungsgemäße Buchhaltung, bzw. Einnahmen- / Ausgabenliste. Da alle Geschäftsvorfälle über das Geschäftskonto des Vereins abgewickelt wurde, können alle Geldflüsse dort nachvollzogen werden. 2016 wurde eine Buchhaltungssoftware zur doppelten Buchführung von Lexware angeschafft, derzeit bucht eine externe Buchhalterin die gesamte Buchhaltung nach.

Die Eintragung im Amtsgericht ist nicht aktuell, die Vorstandsänderung vom 28. November 2015 ist noch nicht eingetragen. Die Vereinsadresse hat sich seit der Eintragung nicht verändert.

Alle Belege sind auf die korrekte Vereinsadresse ausgestellt.

Es liegt noch keine Steuernummer vor, weshalb der Verein noch keine Spendenbescheinigungen und Körperschaftssteuererklärung erstellen konnte. Der Vorstand hat sich wiederholt um die Steuernummer bemüht und bereits einen Rechtsanwalt eingeschaltet, da auch mehrere persönliche Gespräche beim Finanzamt Lörrach bislang nicht zum Ergebnis führten.

Bestände zum 31.12.2015

Handkasse

Der Verein führt keine Handkasse.

Bankkonto

Der Verein besitzt ein Geschäftskonto bei der Volksbank Rhein-Wehra e.G.

Das Bankkonto wurde zum 24.04.2015 eröffnet, der Kontostand zum 31.12.2015 betrug 594,39 EUR.

Die Kontoauszüge lagen den Kassenprüfern vor und wurden überprüft, eine Einnahmen- / Ausgabenliste existiert derzeit nicht.

Inventar

Es besteht derzeit noch kein Anlagenverzeichnis, allerdings wird eine Liste mit dem Verbleibt von 20 gesponserten WLAN-Routern (TP-Link WDR-841) geführt. Hinzu kommt ein NAS-Server, dessen Eigentum aber noch nicht an den Verein übergegangen ist.

Die Kassenprüfer haben auf die Inventarisierungspflicht hingewiesen.

Verbindlichkeiten

Zum 31.12.2015 bestanden Verbindlichkeiten in Höhe von ca. 1.850 EUR.

Diese bestanden aus:

• 1.367,31 EUR offene Eingangsrechnungen
• ca. 500 EUR Verzicht auf Erstattungen von Mitgliedern

Die offenen Rechnungen wurden bis zum 5. Mai 2016 beglichen. Bzgl. dem Verzicht auf Erstattungen von Mitgliedern wurde dem Vorstand empfohlen, einen schriftlichen Verzicht auf Erstattung einzuholen um die Verbindlichkeiten als Sachzuwendungen ohne Zuwendungsbestätigung aufzulösen.

Forderungen

Zum 31.12.2015 bestanden keine Forderungen.

Mitglieder

Im Gründungsjahr 2015 sind 19 Mitglieder dem Verein beigetreten.

Einnahmen / Ausgaben

Spenden

Es wurden 999 EUR an Spenden lukriert, das meiste davon von Gründungsmitgliedern.

Davon sind 100 EUR zweckgebunden für die Anschaffung des NAS gespendet worden. Das NAS (Wert ca. 450 EUR) wurde von einem Vereinsmitglied beschafft aber bislang nicht abgerechnet.

Als weitere Sachspende wurde eine Schriftart (34,51 EUR) für das Logo des Vereins angeschafft und von einem Mitglied privat bezahlt.

Die Kassenprüfer haben angeregt, die Rechnungsstellung oder Rückerstattung des NAS zu klären und ggf. eine Sachspendenquittung oder Spendenbescheinigung als Verzicht auf Erstattung auszustellen und von den betreffenden Mitgliedern unterzeichnen zu lassen, damit die Eigentumsverhältnisse geklärt sind, da es sich sonst um Verbindlichkeiten gegenüber Mitglieder handelt, welche binnen fünf Jahren nachgefordert werden können.

Sollten für das NAS keine Kosten anfallen, dann muss die zweckgebundene Spende zurückgezahlt werden. In diesem Fall empfehlen die Kassenprüfer eine schriftliche Aufhebung der Zweckbindung vom betreffenden Mitglied einzuholen, so dass die Spende regulär verwendet werden kann.

Es wurden bislang keine Spendenbescheinigungen ausgestellt, da noch keine Steuernummer vorliegt.

Mitgliedsbeiträge

Von 19 Mitgliedern wurden 11 Mitgliedsbeiträge in Höhe von 264 EUR bezahlt.

Bislang hat der Vorstand keine Beitragsrechnungen versandt, einigen Mitgliedern lag daher bislang keine Bankverbindung vor. Die Kassenprüfer haben angeregt, per Mail eine Erinnerung mit Bankverbindung an alle Mitglieder zu versenden.

Zuwendungen

Im Jahr 2015 gab es noch keine Zuwendungen. Der Vorstand hat beschlossen freiwillig Umsatzsteuer abzuführen, so dass im Falle der Überschreitung der Umsatzgrenze von 17.500 EUR keine Umstellung erfolgen muss.

Ausgaben

Im Jahr 2015 wurden rund 670 EUR ausgegeben, hauptsächlich für Servermiete bei netcup und Hetzner. Die netcup-Server wurden zu Ende Februar 2016 gekündigt, da sie nicht die gewünschte Leistung erbracht haben. Dafür wurde im Oktober 2015 ein weiterer Hetzner-Server gemietet.

Weitere Rechnungen sind von RBZE, der Firma von Vorstandsmitglied Roland Zimmermann in Höhe von 1367,31 EUR für den Aufbau der WLAN-Netze in den GUs in Efringen-Kirchen und Rheinfelden eingegangen. Diese Rechnungen wurden in 2015 nicht bezahlt. Die Kassenprüfer haben darauf hingewiesen, dass gemeinnützige Vereine keine Zuwendungen an Mitglieder bezahlen dürfen und daher mit solchen Rechnungen äusserste Vorsicht geboten ist. Roland Zimmermann sagte zu jeweils eine Teileliste beizulegen, so dass die Ausgaben besser begründet sind. Ausserdem werden künftige Rechnungen von RBZE direkt mit dem Landratsamt Lörrach verrechnet.

Rechnungen des Kabelanbieters WTC für die Internetanbindung der GU Rheinfelden in Höhe von 59,14 EUR sind nicht belegt. Der Vorstand wird die fehlenden Belege anfordern.

Zusammenfassung

Die Buchhaltung ist in einem akzeptablen Zustand, die Kassenprüfer begrüßen, dass eine Buchhaltungssoftware angeschafft wurde und die Buchhaltung derzeit nachträglich auf einen professionellen Stand gebracht wird. Es ist erkennbar, dass der Vorstand und Kassierer sich um eine seriöse Handhabung der Buchhaltung bemühen.

Fast alle Ausgaben waren ordentlich belegt, bei einem Kreditor fehlen alle Belege. Darum kümmert sich der Vorstand. Alle vorhandenen Belege waren korrekt addressiert, alle Ausgaben anhand der Kontoauszüge nachvollziehbar.

Bemerkungen:

• Anlagenverzeichnis muss erstellt und eine Inventur durchgeführt werden
• Sachspenden NAS und Fonts sollten geklärt und quittiert werden, um die Eigentumsverhältnisse zu klären und Verbindlichkeiten gegenüber Mitgliedern zu vermeiden
• ggf. Zweckbindung der Spende zur Anschaffung des NAS aufheben lassen
• die Änderung des Vorstands im Vereinsregister muss dringend erledigt werden
• die Steuernummer sollte baldmöglichst vorliegen
  • anschliessend ist die Körperschaftssteuererklärung bis zum 31. Mai 2016 fällig
  • ein vereinfachter Zuwendungsbescheid sollte erstellt und veröffentlicht werden (für Spenden und Mitgliedsbeitrag bis 100 EUR / a)
  • Spendenbescheinigungen sollten für Spenden und Mitgliedsbeiträge über 100 EUR erstellt und versandt werden
• Rechnungen von RBZE sollten künftig besser begründet werden und nur Materialkosten umfassen, besser die Rechnungen werden gar nicht mehr an den Verein gestellt (wie bereits geplant)
• Versand einer Rundmail mit der Aufforderung den Mitgliedsbeitrag zu bezahlen, mit Angabe der Bankverbindung
• Belege WTC nachreichen